প্রতিষ্ঠান প্রধান ভাইভায় শুধু একাডেমিক নেতৃত্ব নয়, প্রশাসনিক বিচক্ষণতা, আর্থিক শৃঙ্খলা ও আইন মেনে চলার সক্ষমতাও যাচাই করা হয়। “কমিটি অবৈধ সিদ্ধান্ত নিলে কী করবেন?” এবং “কোটেশনের মাধ্যমে ক্রয় কীভাবে করবেন?”—এই দুই প্রশ্ন প্রায়ই একসঙ্গে আসে। এই নিবন্ধে দুটি বিষয়ই ধাপে ধাপে, ভাইভা-উপযোগী ভাষায় ব্যাখ্যা করা হলো।
শুরুতেই তিনটি জরুরি সংশোধন
ভাইভা প্রস্তুতিতে প্রচলিত নোটগুলোতে যেসব বিভ্রান্তি দেখা যায়, আগে সেগুলো পরিষ্কার করা দরকার।
- “কোটেশন” দুই অর্থে ব্যবহৃত হয়। NTRCA-এর পছন্দক্রম (Choice List) হলো প্রার্থীর প্রতিষ্ঠান বাছাইয়ের তালিকা। আর ক্রয়ের Request for Quotation (RFQ) হলো পণ্য, কাজ বা সেবার জন্য সরবরাহকারীর কাছ থেকে মূল্য প্রস্তাব আহ্বান। ভাইভার প্রশ্ন প্রতিষ্ঠান প্রধানের প্রশাসনিক দায়িত্ব নিয়ে, তাই এখানে কোটেশন মানে ক্রয়-কোটেশন।
- নোট অব ডিসেন্ট দেন সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী কমিটির সদস্য। প্রতিষ্ঠান প্রধান সাধারণত ব্যবস্থাপনা কমিটির সদস্য-সচিব, তাই তিনি এটি দিতে পারেন। বাইরের কোনো ক্ষতিগ্রস্ত ব্যক্তির উপায় হলো অভিযোগ, আপিল বা পুনর্বিবেচনার আবেদন।
- প্রতিটি বেসরকারি প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি ক্রয় স্বয়ংক্রিয়ভাবে PPR-এর অধীন নয়। অর্থের উৎস (এমপিও, নিজস্ব তহবিল, প্রকল্প বা দাতা অর্থ), প্রতিষ্ঠানের আইনগত অবস্থান এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা আগে দেখতে হবে।
নোট অব ডিসেন্ট কী
নোট অব ডিসেন্ট (Note of Dissent) হলো কোনো কমিটি বা সভার সংখ্যাগরিষ্ঠ সিদ্ধান্তের সঙ্গে একজন সদস্যের যুক্তিসহ লিখিত ভিন্নমত। এটি ব্যক্তিগত অভিযোগপত্র নয়; এটি সিদ্ধান্ত ও প্রক্রিয়ার বিরুদ্ধে প্রাতিষ্ঠানিক রেকর্ড।
নিচের পরিস্থিতিতে এটি প্রয়োজন হতে পারে:
- প্রতিযোগিতা ছাড়া নির্দিষ্ট সরবরাহকারীকে কাজ দেওয়ার সিদ্ধান্ত
- অনুমোদিত বাজেট বা খাতের বাইরে অর্থ ব্যয়
- নিয়োগ বা এমপিও সংক্রান্ত প্রযোজ্য নীতিমালা উপেক্ষা
- পূর্বতারিখে নথি তৈরি বা লোক দেখানো কোটেশন সংগ্রহ
শুধু ব্যক্তিগত অপছন্দের কারণে নোট অব ডিসেন্ট দেওয়া উচিত নয়।
কমিটির অবৈধ সিদ্ধান্তে প্রতিষ্ঠান প্রধানের ৫টি ধাপ
| ধাপ | করণীয় | মূল কথা |
|---|---|---|
| ১. যাচাই (Verify) | সিদ্ধান্তের বিষয়, অর্থের পরিমাণ ও উৎস, বাজেট এবং প্রযোজ্য বিধি/পরিপত্র দেখা | অনুমান করে কোনো সিদ্ধান্তকে বেআইনি বলা যাবে না |
| ২. আলোচনা (Discuss) | সভাতেই বিনয়ের সঙ্গে আপত্তি তোলা ও পুনর্বিবেচনার অনুরোধ | কমিটি শোধরানোর সুযোগ পায় |
| ৩. রেকর্ড (Note) | কার্যবিবরণীতে আপত্তি সংক্ষেপে লিপিবদ্ধের অনুরোধ এবং প্রয়োজনে পৃথক লিখিত নোট অব ডিসেন্ট | কার্যবিবরণীতে না উঠলে পৃথক নোট সংযুক্ত করা নিরাপদ |
| ৪. রেফার (Refer) | চাপ অব্যাহত থাকলে ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষের লিখিত নির্দেশনা চাওয়া | “আমি সিদ্ধান্ত বাতিল করছি” নয়; “কীভাবে বিধিসম্মতভাবে করব, নির্দেশনা চাই” |
| ৫. সংরক্ষণ (File) | নোটিশ, উপস্থিতি, কার্যবিবরণী, নোট অব ডিসেন্ট, পত্রযোগাযোগ ও রিসিভ কপি রাখা | অডিট বা তদন্তে লিখিত রেকর্ডই প্রমাণ |
সূত্র হিসেবে মনে রাখুন: V–D–N–R–F (Verify, Discuss, Note, Refer, File)।
নোট অব ডিসেন্টে কী কী থাকবে
একটি কার্যকর নোট অব ডিসেন্টে সাধারণত নিচের উপাদান থাকে:
- সভার তারিখ, স্থান, ধরন ও এজেন্ডা
- যে সিদ্ধান্তের বিরুদ্ধে আপত্তি, তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ
- আপত্তির নির্দিষ্ট কারণ (জানা থাকলে বিধি বা পরিপত্রসহ)
- বিকল্প বৈধ পথ, যেমন প্রতিযোগিতামূলক কোটেশন প্রক্রিয়া
- নাম, পদবি, স্বাক্ষর ও তারিখ
নমুনা
বিষয়: সভায় গৃহীত সিদ্ধান্তের বিষয়ে লিখিত ভিন্নমত
অদ্য অনুষ্ঠিত সভায় [বিষয়] সংক্রান্ত যে সিদ্ধান্ত গৃহীত হয়েছে, তা বাস্তবায়নের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য বিধি, অনুমোদন ও ক্রয়প্রক্রিয়া অনুসরণ নিশ্চিত হয়নি বলে আমি মনে করি। এ কারণে আমি সিদ্ধান্তটির সঙ্গে ভিন্নমত পোষণ করছি। প্রতিষ্ঠানের আর্থিক স্বচ্ছতা ও জবাবদিহিতার স্বার্থে বিষয়টি পুনর্বিবেচনা এবং বিধিসম্মত প্রক্রিয়ায় সম্পন্ন করার অনুরোধ করছি। আমার ভিন্নমতটি সভার কার্যবিবরণীর সঙ্গে সংযুক্ত করার অনুরোধ রইল।
স্বাক্ষর, নাম, পদবি ও তারিখ
লেখার সময় সতর্কতা
- আবেগ নয়, তথ্য ও যুক্তি লিখুন।
- সভাপতি বা কোনো সদস্যকে ব্যক্তিগতভাবে অভিযুক্ত করবেন না; প্রমাণ ছাড়া দুর্নীতির অভিযোগ লিখবেন না।
- নিশ্চিত না হলে বিধির নম্বর উল্লেখ করবেন না। ভুল নম্বর আপনার অবস্থান দুর্বল করে।
- “সকল দায় থেকে মুক্ত” জাতীয় ভাষা এড়িয়ে চলুন। নোট অব ডিসেন্ট আপত্তির প্রমাণ ও সুরক্ষা দেয়, কিন্তু স্বয়ংক্রিয়ভাবে সব দায় শেষ করে না। বরং লিখুন, “আমার আপত্তি রেকর্ডে রাখার এবং প্রযোজ্য বিধি অনুসরণের অনুরোধ করছি।”
- শুধু কার্যবিবরণীতে স্বাক্ষর না করলেই আপত্তি রেকর্ড হয়েছে ধরে নেবেন না; লিখিত আপত্তি দিন।
নোট অব ডিসেন্ট বনাম অবাধ্যতা
নোট অব ডিসেন্ট মানে “আমি একমত নই এবং কারণ রেকর্ড করছি।” অবাধ্যতা মানে “কমিটি যা-ই বলুক, আমি মানব না।” ভাইভায় আদর্শ অবস্থান হলো: বৈধ সিদ্ধান্ত বাস্তবায়ন করব; অবৈধ মনে হলে আপত্তি জানাব, রেকর্ড করব, কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা নেব এবং আইন নিজের হাতে তুলে নেব না।
কোটেশন (RFQ) প্রক্রিয়ার প্রেক্ষাপট
সরকারি ক্রয়ের ক্ষেত্রে বর্তমানে Public Procurement Act, 2006 এবং Public Procurement Rules, 2025 প্রযোজ্য। PPR 2025 ২৮ সেপ্টেম্বর ২০২৫ থেকে কার্যকর; RFQ সংক্রান্ত বিধান মূলত বিধি ৯০–৯৪-এ রয়েছে। পুরোনো PPR 2008-এর বিধি নম্বর হুবহু মুখস্থ করা ঠিক নয়। BPPA-এর Standard RFQ document-এ পণ্য ক্রয়ে সর্বোচ্চ ৮ লাখ টাকা এবং কাজের ক্ষেত্রে সর্বোচ্চ ১৫ লাখ টাকা পর্যন্ত RFQ-এর সীমা উল্লেখ আছে। তবে সীমা ও প্রযোজ্যতা সংশ্লিষ্ট প্রতিষ্ঠানের ক্ষেত্রে আলাদাভাবে যাচাই করে নিন।
কোটেশন প্রক্রিয়ার ৫টি ধাপ
ধাপ ১: চাহিদা, স্পেসিফিকেশন ও পদ্ধতি নির্ধারণ
প্রথমে ঠিক করুন কী কেনা হবে, কেন, কত পরিমাণ, কী মানের, আনুমানিক মূল্য কত, বাজেট ও অর্থের উৎস কী এবং কোন ক্রয়পদ্ধতি প্রযোজ্য। ব্যবস্থাপনা কমিটির অনুমোদনক্রমে ৩–৫ সদস্যের ক্রয়/মূল্যায়ন কমিটি গঠন করা যায়।
স্পেসিফিকেশন হবে নিরপেক্ষ। “অমুক দোকানের অমুক মডেল” নয়; বরং মাপ, উপাদান, মান ও কার্যক্ষমতা লিখুন। বড় ক্রয়কে কৃত্রিমভাবে ভেঙে ছোট করে কোটেশনের আওতায় আনা (procurement splitting) নিষিদ্ধ।
ধাপ ২: কোটেশন আহ্বান
নির্ধারিত শর্ত, সময়সীমা ও সরবরাহের শর্তসহ বিজ্ঞপ্তি প্রকাশ করে সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের আহ্বান জানান। বর্তমান কাঠামোয় e-RFQ ই-জিপি সিস্টেমের মাধ্যমে হয়; কোটেশন জমার সময় সাধারণত ন্যূনতম ৩ দিন ও সর্বোচ্চ ৭ দিন। প্রযোজ্য ক্ষেত্রে নোটিশ বোর্ড বা ওয়েবসাইটেও প্রকাশ করা হয়। “৭–১৫ কার্যদিবস” জাতীয় পুরোনো নিয়ম সাধারণ সূত্র হিসেবে মুখস্থ করবেন না।
ধাপ ৩: কোটেশন গ্রহণ ও খোলা
নির্ধারিত সময়ের মধ্যে কোটেশন গ্রহণ করে রেজিস্টারে তারিখ ও সময়সহ লিপিবদ্ধ করুন। খোলার সময় দেখুন কোটেশন সময়মতো এসেছে কি না, সম্পূর্ণ ও স্বাক্ষরিত কি না এবং স্পেসিফিকেশনের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ কি না।
ধাপ ৪: মূল্যায়ন
শুধু সর্বনিম্ন দাম দেখে সিদ্ধান্ত নেওয়া যাবে না। আগে যাচাই হবে কোটেশনটি responsive কি না এবং পূর্বঘোষিত মূল্যায়ন-মানদণ্ড পূরণ করছে কি না। এরপর Lowest Evaluated Responsive Quotation নির্ধারণ করা হয়। মূল্যায়ন কমিটি তুলনামূলক বিবরণী (Comparative Statement) তৈরি করবে এবং সব সদস্য স্বাক্ষর করবেন। কমিটির কারও ভিন্নমত থাকলে তা লিখিতভাবে সংযুক্ত করা যায়।
ধাপ ৫: অনুমোদন ও বাস্তবায়ন
ধারাবাহিকতা হলো: মূল্যায়ন → সুপারিশ → অনুমোদনকারী কর্তৃপক্ষের অনুমোদন → ক্রয়াদেশ/চুক্তি → সরবরাহ → পরিদর্শন ও গ্রহণ → বিল পরিশোধ। মৌখিক নির্দেশে মাল আনা বা অনুমোদন ছাড়া ক্রয়াদেশ দেওয়া গুরুতর অনিয়ম। শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত সব নথি সংরক্ষণ করুন।
সূত্র: Need → Invite → Receive → Evaluate → Approve & Execute।
“তিনটি কোটেশন” মানেই বৈধ ক্রয় নয়
কেউ যদি বলেন, “তিনটা কোটেশন এনে ফাইল পূর্ণ করে দিন”, তাহলে বুঝতে হবে সংখ্যা একমাত্র বিষয় নয়। দেখতে হবে সঠিক পদ্ধতি, প্রযোজ্য সীমা, প্রকৃত প্রতিযোগিতা, নিরপেক্ষ স্পেসিফিকেশন, সময়মতো জমা, পূর্বঘোষিত মানদণ্ড, যথাযথ অনুমোদন, ক্রয়াদেশ, পণ্য গ্রহণ ও নথি সংরক্ষণ। আগে থেকে ঠিক করা দোকানের পক্ষে সাজানো কোটেশন স্বচ্ছ ক্রয় নয়।
ভাইভার বাস্তব পরিস্থিতি ও মডেল উত্তর
পরিস্থিতি ১: সভাপতি বললেন, পরিচিত দোকান থেকে ৬ লাখ টাকার আসবাব কিনতে হবে, তিনটি কোটেশন জোগাড় করুন
দুর্বল উত্তর: “আমি সভাপতির নির্দেশ পালন করব।” অথবা “আমি মানব না।”
শক্তিশালী উত্তর: “স্যার, আমি প্রথমে চাহিদা, অর্থের উৎস, বাজেট ও প্রযোজ্য ক্রয়পদ্ধতি যাচাই করব। আগে থেকে সরবরাহকারী ঠিক করে ফাইল পূরণের জন্য কোটেশন সংগ্রহ স্বচ্ছ ক্রয়ের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ নয়। তাই সভায় সম্মানের সঙ্গে প্রকৃত কোটেশন আহ্বান, মূল্যায়ন ও অনুমোদনের প্রস্তাব দেব। কমিটি অনড় থাকলে এবং আমি সিদ্ধান্তটি বিধিবহির্ভূত মনে করলে আপত্তি কার্যবিবরণীতে রেকর্ডের অনুরোধ করব, প্রয়োজনে লিখিত নোট অব ডিসেন্ট দেব এবং কর্তৃপক্ষের লিখিত নির্দেশনা নেব।”
পরিস্থিতি ২: ৬০ সেকেন্ডের সমন্বিত উত্তর
“স্যার, প্রথমে আমি যাচাই করব সিদ্ধান্তটি কোন আইন, বিধি বা নির্দেশনার সঙ্গে সাংঘর্ষিক কি না। সমস্যা থাকলে সভাতেই সম্মানের সঙ্গে আপত্তি তুলব। কমিটি অনড় থাকলে আপত্তি কার্যবিবরণীতে রেকর্ডের অনুরোধ করব এবং প্রয়োজনে লিখিত নোট অব ডিসেন্ট সংযুক্ত করব; গুরুতর হলে কর্তৃপক্ষের লিখিত নির্দেশনা নেব। তবে বৈধ সিদ্ধান্ত অবশ্যই বাস্তবায়ন করব। ক্রয়ের ক্ষেত্রে চাহিদা ও স্পেসিফিকেশন নির্ধারণ, বিধিসম্মত কোটেশন আহ্বান, গ্রহণ ও খোলা, মূল্যায়ন এবং অনুমোদনের পর ক্রয়াদেশ, সরবরাহ ও পরিশোধ সম্পন্ন করব। আমার লক্ষ্য কমিটির সঙ্গে বিরোধ নয়; প্রতিষ্ঠানের আইনগত ও আর্থিক সুরক্ষা নিশ্চিত করা।”
কোটেশন প্রক্রিয়ায় এড়ানোর ১০টি ভুল
- কেনাকাটার পর কোটেশন তৈরি করা
- কোটেশনের তারিখ পূর্বে বা পরে বসানো
- নির্দিষ্ট সরবরাহকারীর সুবিধামতো স্পেসিফিকেশন বানানো
- কৃত্রিমভাবে ক্রয় ভাগ করা
- প্রকৃত প্রতিযোগিতা ছাড়া কোটেশন দেখানো
- শুধু সর্বনিম্ন দাম দেখে সিদ্ধান্ত নেওয়া
- মূল্যায়ন-মানদণ্ড আগে নির্ধারণ না করা
- অনুমোদন বা ক্রয়াদেশ ছাড়া কাজ শুরু করা
- পণ্য গ্রহণের প্রমাণ না রাখা
- কোটেশন, মূল্যায়ন, অনুমোদন, চালান ও পেমেন্টের নথি অসম্পূর্ণ রাখা
সংক্ষেপে মনে রাখুন
| বিষয় | মূল সূত্র |
|---|---|
| নোট অব ডিসেন্ট | V–D–N–R–F: Verify, Discuss, Note, Refer, File |
| কোটেশন প্রক্রিয়া | Need → Invite → Receive → Evaluate → Approve & Execute |
| বর্তমান বিধি | PPR 2025 (কার্যকর ২৮ সেপ্টেম্বর ২০২৫), RFQ-এর জন্য বিধি ৯০–৯৪ |
| কোটেশন জমার সময় | ন্যূনতম ৩ দিন, সর্বোচ্চ ৭ দিন |
| মূল্যায়নের মানদণ্ড | সর্বনিম্ন দাম নয়, Lowest Evaluated Responsive Quotation |
| মূল দর্শন | কমিটিকে সম্মান + আইনকে অগ্রাধিকার + প্রতিষ্ঠানের স্বার্থ রক্ষা |
সচরাচর জিজ্ঞাসা (FAQ)
নোট অব ডিসেন্ট দিলেই কি সব দায় থেকে মুক্তি পাওয়া যায়?
না। এটি আপনার আপত্তির প্রাতিষ্ঠানিক রেকর্ড ও গুরুত্বপূর্ণ সুরক্ষা, তবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সব আইনগত বা প্রশাসনিক দায় শেষ করে না। প্রয়োজনে কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা নেওয়া এবং অন্যান্য আইনসম্মত পদক্ষেপ নেওয়াও জরুরি।
কার্যবিবরণীতে আপত্তি না লিখলে কী করব?
পৃথক পাতায় সভার তারিখ, বিষয় ও কারণসহ লিখিত নোট অব ডিসেন্ট তৈরি করে কার্যবিবরণীর সঙ্গে সংযুক্ত করার অনুরোধ করুন এবং রিসিভ কপি নিজের কাছে রাখুন।
সর্বনিম্ন দামের কোটেশনই কি গ্রহণ করতে হবে?
না। কোটেশনটি responsive হতে হবে এবং পূর্বঘোষিত মানদণ্ড পূরণ করতে হবে। এরপর lowest evaluated responsive quotation নির্ধারণ করা হয়।
তিনটি কোটেশন থাকলেই কি ক্রয় বৈধ?
না। সঠিক পদ্ধতি, প্রকৃত প্রতিযোগিতা, নিরপেক্ষ স্পেসিফিকেশন, মূল্যায়ন, অনুমোদন ও নথি সংরক্ষণ সবই যথাযথ হতে হবে।
PPR 2025 কি সব বেসরকারি শিক্ষা প্রতিষ্ঠানে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রযোজ্য?
না। অর্থের উৎস, প্রতিষ্ঠানের আইনগত অবস্থান এবং সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের নির্দেশনা দেখে প্রযোজ্য বিধি নির্ধারণ করতে হয়। যেখানে PPA/PPR প্রযোজ্য, সেখানে PPR 2025 অনুসরণ করতে হবে।
NTRCA-এর পছন্দক্রম কি ক্রয়-কোটেশন?
না। পছন্দক্রম হলো প্রার্থীর প্রতিষ্ঠান বাছাইয়ের তালিকা; ক্রয়-কোটেশন হলো পণ্য বা সেবার জন্য সরবরাহকারীর মূল্য প্রস্তাব। দুটি সম্পূর্ণ আলাদা বিষয়।
উপসংহার
নোট অব ডিসেন্ট ও কোটেশন প্রক্রিয়া আপাতদৃষ্টিতে আলাদা হলেও দুটির ভিত্তি এক: স্বচ্ছতা, বিধি মেনে চলা, লিখিত রেকর্ড ও জবাবদিহিতা। ভাইভা বোর্ডকে বোঝাতে হবে যে আপনি কমিটির ভূমিকাকে সম্মান করেন, কিন্তু আইন ও প্রতিষ্ঠানের স্বার্থকে অগ্রাধিকার দেন।
মতভেদে লক্ষ্য সংঘাত নয়, রেকর্ডভুক্ত যুক্তিনির্ভর আপত্তি; ক্রয়ে লক্ষ্য তিনটি কাগজ জোগাড় নয়, প্রকৃত প্রতিযোগিতামূলক ও নথিভুক্ত প্রক্রিয়া। প্রস্তুতির সময় সর্বশেষ NTRCA বিজ্ঞপ্তি, এমপিও নীতিমালা এবং প্রযোজ্য ক্রয়বিধি মিলিয়ে নিন, কারণ বিধি ও পরিপত্র পরিবর্তনশীল।
Last Updated on 6 hours ago by Asiful Haque
